Bij Heijmans Infra draait het om meer dan bouwen alleen. Dit blijkt uit een inspirerend interview met Daniëlle Schols, omgevingsmanager bij Heijmans, waarin ze vertelt hoe het samenwerkingsplatform Clearly.Projects een sleutelrol speelt bij het soepel laten verlopen van complexe projecten. Haar ervaring toont aan hoe technologie en zorgvuldig omgevingsmanagement hand in hand gaan.
Omgevingsmanagement bij Heijmans Infra
Daniëlle werkt al twee jaar als omgevingsmanager bij Heijmans Infra, binnen de afdeling proces- en omgevingsmanagement voor centrale projecten. Samen met nog 25 collega’s geeft ze invulling aan het omgevingsmanagement bij diverse infrastructurele projecten, zoals energie- en wegenbouwprojecten en assetmanagement. Als omgevingsmanager regelt Daniëlle alles in de omgeving bij grote projecten. “Je doet alles behalve bouwen,” legt ze uit. Van conditionerende onderzoeken zoals explosieven- en bodemonderzoeken tot het beheren van het bewonerscontact en stakeholdermanagement; het werkgebied is breed en dynamisch. “Geen dag is hetzelfde, en dat houdt het uitdagend en leuk.”
Daniëlle en haar collega’s werken vaak aan meerdere projecten tegelijk. Bij sommige projecten ben je slechts 4 uur per week nodig, terwijl bij andere projecten wel drie omgevingsmanagers tegelijk actief zijn. Meestal werkt een omgevingsmanager voor meerdere projecten tegelijk. De uitvoerders die op het project werken, zijn daar vaak fulltime mee bezig. “Wij vallen daar af en toe in. Het is heel lastig om dit te managen. Je kan niet zeggen je bent maandag daar en woensdag daar. Als er iets speelt zul je toch meteen in moeten grijpen”. Dit vraagt in alle gevallen om een duidelijke (integrale) projectregistratie, zodat overzicht en efficiëntie gewaarborgd blijven.
Uitdagingen en communicatie tijdens de herinrichting van het Bodemplein
Een van de projecten waar Daniëlle aan werkt, is de herinrichting van het Bodemplein in Brunssum. In een half jaar tijd werd een klassiek kruispunt met verkeerslichten vervangen door twee rotondes, wat de verkeersdoorstroming verbetert en ruimte biedt voor klimaatadaptieve maatregelen, zoals een waterbuffer.
"Als iemand iets niet weet, is het overlast. Als iemand iets weet, wordt het hinder"
Het project kende uitdagingen, zoals het managen van omleidingen en de impact op omwonenden. “We werkten letterlijk in iemands voortuin,” zegt Daniëlle. Dus je hebt te maken met directe gevolgen voor de omwonenden, zoals geluid en trillingen. Als je gewend bent dat je altijd naar je voordeur kunt rijden en daar kunt parkeren, dan is het best wel wennen wanneer dat 10 tot 12 weken niet kan. Goede communicatie met bewoners en stakeholders, zoals de gemeente, bedrijven en openbaar vervoermaatschappijen, was cruciaal. “Als iemand iets niet weet, is het overlast. Als iemand iets weet, wordt het hinder, wat makkelijker te accepteren is.”
Om de hinder te minimaliseren, gebruikte Heijmans verschillende tools, waaronder Clearly.Projects en de BouwApp. De BouwApp bood reizigers actuele informatie over afsluitingen en omleidingen, terwijl Clearly.Projects zorgde voor een gestroomlijnde afhandeling van vragen en klachten. “Ik hoef alles maar op één platform af te handelen en kan direct analyses maken,” legt Daniëlle uit.
Clearly.Projects speelde daarbij een cruciale rol in de communicatie met de omgeving. “Als een gebied tijdelijk niet bereikbaar is, kun je in Clearly.Projects eenvoudig filteren op een specifieke regio,” vertelt Daniëlle. “Je haalt de relevante gegevens erbij, ziet welke adressen getroffen worden en kunt direct communiceren over wat er aan de hand is.”
Na afloop van het project werd Clearly.Projects verlengd om schades beter af te kunnen handelen. “Het systeem biedt een procesmatige benadering van schadeafhandeling en helpt bij het opbouwen van een volledig dossier,” legt Daniëlle uit. “Alle mails en bestanden staan centraal op één plek, en ik kan eerdere contacten met bewoners terugzien. Bovendien geeft het programma me structuur en richting in hoe ik de afhandeling moet aanpakken, wat enorm helpt.”
Clearly.Projects: De spil in efficiënte projectcommunicatie
Daniëlle legt uit hoe Clearly.Projects een centrale rol speelt in stakeholdermanagement en projectcommunicatie. “Clearly.Projects wordt gebruikt voor het vastleggen van stakeholders, contactpersonen, contactmomenten met bewoners en stakeholders, inclusief klachten en schademeldingen, taken, vragen en knelpunten die tijdens de werkzaamheden naar voren komen. In Clearly.Projects houden we alles centraal bij”, vertelt ze. Dit zorgt niet alleen voor transparante communicatie, maar ook voor een AVG-proof werkwijze, waarbij gegevens veilig worden opgeslagen en gedeeld binnen het projectteam.
“Waar ik vroeger alles in Excel moest bijhouden, biedt Clearly.Projects nu structuur en toegankelijkheid voor het hele team,”
Een groot voordeel is de laagdrempeligheid van het platform: informatie registreren en delen gaat sneller en overzichtelijker dan ooit. “Waar ik vroeger alles in Excel moest bijhouden, biedt Clearly.Projects nu structuur en toegankelijkheid voor het hele team,” zegt Daniëlle. De koppeling met de BouwApp versterkt dit nog verder, doordat bewoners en stakeholders via één platform eenvoudig op de hoogte blijven van werkzaamheden en afsluitingen.
Wat Daniëlle het handigst vindt, zijn de eindeloze mogelijkheden van het programma. Je kunt er alle open data die je maar wilt in integreren, waardoor je een op maat gemaakt programma hebt. “De flexibiliteit van Clearly.Projects maakt het mogelijk om precies dát in te richten wat je voor een specifiek project nodig hebt,” benadrukt ze.
Integraal samenwerken met Clearly.Projects: Eén platform voor het hele projectteam
Clearly.Projects is hét platform voor integraal samenwerken, en dat blijkt ook uit de manier waarop dit projectteam bij Heijmans Infra ermee werkt. Het team, bestaande uit de junior omgevingsmanager, de uitvoerder, de assistent-uitvoerder en de opdrachtgever, werkt samen binnen één systeem. De opdrachtgever heeft inzichtsrechten, wat vertrouwen in het proces uitstraalt, terwijl de uitvoerder het platform ervaart als een waardevolle aanvulling.
“Soms ben je wel uren bezig met heen en weer bellen om iemand te pakken te krijgen, terwijl het in Clearly in drie minuten geregeld is.”
Doordat het hele team in één systeem werkte, werden vragen en opmerkingen direct doorgezet, wat zorgde voor een naadloze samenwerking en transparantie. In plaats van eindeloos heen en weer te bellen om de juiste persoon te bereiken, konden medewerkers hun antwoorden direct in Clearly.Projects vastleggen. “Soms ben je wel uren bezig met heen en weer bellen om iemand te pakken te krijgen, terwijl het in Clearly in drie minuten geregeld is.” Deze efficiëntere werkwijze verbeterde ook de gesprekken met bewoners. Omdat alle informatie centraal stond, lag de focus per gesprek op wat echt moest worden afgestemd. “Er wordt niks vergeten, omdat alles meteen wordt geregistreerd.” Door gespreksmomenten en meldingen te registreren, wordt niet alleen de bewijslast vastgelegd, maar verloopt ook het communicatieproces soepeler. “Of ze mij nu bellen of een ingehuurde collega spreken, iedereen heeft dezelfde informatie. Dat maakt het afhandelen van vragen sneller en voorkomt onnodige wachttijden.”
“Ik heb Clearly dan ook 90% van de tijd open staan.
“Ik heb Clearly dan ook 90% van de tijd open staan. Als een bewoner belt met vragen, zie ik meteen of er een afsluiting is, met welke bewoner ik spreek en wat er eerder heeft gespeeld.” Daniëlle vult aan: “Je moet uitvoerders meenemen in de voordelen van het registreren in Clearly en laten zien dat het helemaal niet ingewikkeld is en nauwelijks tijd kost. Het is een waardevolle aanvulling om tijdens de uitvoering eenvoudig te kunnen zien met welke omwonenden of stakeholders welke afspraken zijn gemaakt. De werkwijze is voor sommige uitvoerders wellicht nieuw. “Onbekend maakt onbemind, en daar loop je in het begin even tegenaan,” geeft Daniëlle toe, “maar uiteindelijk overtuigen de voordelen.”
Van losse lijsten naar centrale samenwerking: het verschil met Clearly.Projects
“Ik probeer wekelijks aanwezig te zijn, maar als ik er niet ben, word ik nu wel geïnformeerd en kan ik bijsturen waar nodig.”
Voorheen lag projectinformatie versnipperd bij individuele medewerkers, vaak in Excel-bestanden die niet AVG-proof waren. Dit maakte informatiebeheer afhankelijk van één persoon en zorgde voor veel terugbelverzoeken om afspraken te checken. “Waar ik vroeger met een Excelletje op een laptop zat, kan ik Clearly.Projects nu gewoon op mijn telefoon of iPad bedienen,” vertelt Daniëlle. Met Clearly.Projects is dat verleden tijd: alle gegevens zijn nu centraal, veilig en toegankelijk voor wie ze nodig heeft. “Iedereen die er wat in moet, heeft toegang; wie er niet in hoeft, komt er ook niet in.” Dit biedt meer controle en inzicht in de voortgang, zelfs op afstand. “Ik probeer wekelijks aanwezig te zijn, maar als ik er niet ben, word ik nu wel geïnformeerd en kan ik bijsturen waar nodig.”
Daarnaast hoeft Daniëlle geen aparte klachtenrapporten meer op te stellen, omdat alles direct inzichtelijk is in Clearly.Projects.
Inspiratie voor toekomstige gebruikers
Daniëlle’s advies aan toekomstige gebruikers is helder: “Het geeft je een goede houvast als je goed met je omgeving om wilt gaan.” Voor organisaties die nog twijfelen, heeft ze een duidelijke boodschap: “Ik kan het alleen maar aanraden.”
Meer weten?
Wil je weten hoe Clearly.Projects effectief kan bijdragen aan een positieve verandering in jouw gemeenschap en projectgebied en hoe het visueel inzicht kan geven in jouw tracé?
Neem dan contact op met Dominique Goes of vraag hier jouw gratis proefperiode en demo aan