Samenwerken met Clearly

Bas Hoorn is CEO bij Future Insight. Hij schrijft blogs over onze software en onze drang om continue verbeteringen door te voeren, waardoor we onze klanten nog beter kunnen helpen en ondersteunen met het succesvol vormgeven van hun projecten.

In mijn vorige blog deelde ik mijn ideeën over samenwerken binnen projecten in de leefomgeving. Nog te vaak wordt er gewerkt vanuit ouderwetse denkwijzen en met verouderde technologieën. Samenwerken wordt onnodig moeilijk gemaakt door informatie te verstoppen in pdf’s en eindeloze ping-pong mailtjes. Dat is helemaal niet nodig, want met Clearly hebben wij een eenvoudige oplossing ontwikkeld die je veel winst oplevert in je project. In de afgelopen jaren hebben wij hard gewerkt aan de ontwikkeling van Clearly . Met Clearly kun je op een intelligente wijze je project vormgeven, kun je online samenwerken en zorg je ervoor dat alle relevante informatie van een project op de juiste manier wordt opgeslagen en gedeeld. Op deze manier krijg je inzicht en grip op je project.

Hoe kun je met Clearly samenwerken binnen een project en hoe zorgt Clearly ervoor dat je altijd alle relevante informatie tot je beschikking hebt? In deze blog leg ik uit hoe het werkt en hoe Clearly ook voor jouw project van waarde kan zijn.

Met Clearly werk je samen op een online platform waar alle informatie overzichtelijk wordt gepresenteerd. Zo zie je in één oogopslag de status van je werkprocessen aan de linkerkant en zie je aan de rechterkant de actuele projectinformatie op een kaart. Hierdoor heb je optimaal overzicht over je project.

Op de kaart vind je dus de relevante informatie en kaartlagen voor jouw project. Denk aan ontwerpen, kadastrale gegevens, BAG data, ontwerpen, bestemmingsplannen, maar ook locaties van sonderingen, of de vliegroutes van vleermuizen. Door verschillende data toe te voegen krijg je al snel een integraal beeld en kun je zien wat er gaande is en waar je rekening mee moet houden. 


Waarom doen we dat zo? Omdat er nog vaak miscommunicatie is over waar iets moet gebeuren. Zo heb ik zelf in een project meegemaakt dat er een grondboring uitgevoerd moest worden in een weiland. Dat weiland lag in de kruising van twee wegen en dit stond aangeven op een Google Maps plaatje die was uitgeprint met een getekend kruisje. Het kaartje werd kennelijk niet helemaal goed gehouden, waardoor er in het verkeerde weiland een grondmonster werd genomen. Dit tot ergernis van de boer, die nergens van wist. Daarnaast heeft dit extra geld gekost, want de boring moest alsnog op de andere plek genomen worden. Helaas gebeuren dit soort zaken nog erg vaak.

Clearly maakt elk werkproces inzichtelijk en helpt je het werk te organiseren. Je voegt projectleden toe aan je project en processen en maakt ze verantwoordelijk voor de taken binnen het proces. Zo is transparant wat de actuele status is van een proces binnen een project, wie aan welke taak werkt en wat de bijbehorende informatie is. Ook de relaties tussen de verschillende processen maakt Clearly duidelijk. Hierdoor heb je toegang tot alle informatie en écht grip op je project.

Bijvoorbeeld bij het maken van werkafspraken met stakeholders. Als er afspraken worden gemaakt is het van groot belang je hier als opdrachtgever of aannemer aan te houden. Doe je dit niet, dan doe je je werk niet goed en ben je niet betrouwbaar naar de omgeving. Maar nog veel te vaak worden afspraken met bijvoorbeeld perceel eigenaren opgeschreven in een notitieblok en blijft het notitieblok vervolgens in de tas. De afspraak is niet inzichtelijk voor andere projectleden waardoor er een grote kans is dat er niets mee gedaan wordt. 

Clearly is voor iedereen simpel in gebruik. Van projectleider, (onder)aannemer en uitvoerder. Je kunt zelf eenvoudig een project aanmaken, werkprocessen inrichten en mensen uitnodigen om deel te nemen aan een project. Door deze gestructureerde manier van werken kun je snel aan de slag om van jouw project een succes te maken!

Het vastleggen van relevante informatie doe je idealiter vanaf de start van een project, want keuzes in het begin van het project, hebben gevolgen voor later, tijdens de uitvoering. Als je als overheid in de beleidsfase al keuzes maakt, leg deze dan vast. En met vastleggen bedoel ik niet dat jeeen gespreksverslag in pdf opslaat in een mapje waar niemand het kan vinden, maar bedoel ik dat je de keuzes vastlegt, koppelt aan de juiste locatie en de mensen die er iets mee moeten een taak geeft. Door alles vanaf het begin vast te leggen, zorg je ervoor dat de contextinformatie van het project niet verloren gaat. Dit is voor het vervolg van het project van groot belang. Wanneer een project een voorbereidingstijd heeft van bijvoorbeeld 10 jaar, kun je je voorstellen dat er personele wisselingen zijn in die periode. Door alles vanaf de start goed vast te leggen in Clearly zorg je ervoor dat ook in de toekomst nieuwe projectleden eenvoudig inzicht krijgen in het voortraject. Dit zorgt ervoor dat mensen snappen waar het in het project om gaat, wat de uitdagingen zijn en waar de kansen liggen. Als informatie steeds verloren gaat, dan beginnen mensen met een informatieachterstand wat negatieve gevolgen heeft voor het project. 

De komende tijd zoom ik verder in op verschillende projectonderdelen en vertel ik wat je daarin met Clearly kunt doen en welke meerwaarde dit heeft voor het project.

Wil je nu al meer weten over Clearly , laat het me weten! 06-46909784 [email protected]

Translate